Gode og effektive møter med «skreddersøm» fra Com-net

Gode og effektive møter med «skreddersøm» fra Com-net

Møteromsløsninger har kommet en lang vei siste årene, og mange bedrifter ser dette som et reelt og fullgodt alternativ til tidkrevende og dyre jobbreiser.

I de fleste tilfeller er det er fordel å møtes mest mulig personlig – å se den du snakker med, og ha muligheten til å dele skisser, notater etc. Det betyr at det fort kan være verdt å bruke litt ekstra penger på å utruste møterommet, slik at det kan brukes til mange oppgaver – effektivt. 

Hvor ofte opplever du at dere sitter klar i møterommet mens man prøver å få lyd, bilde eller i det hele tatt få kontakt med møtepartner via skype e.l.? 
Det skal ikke mange minuttene til før denne tiden begynner å bli en kostnad å regne med. Tenk Antall personer som venter x Timepris x Antall ganger det skjer i året…

Heldigvis finnes det mange gode løsninger for å unngå unødig tidsbruk!

 1. Trådløs presentasjonsløsning: Hvor ofte har du opplevd å lete etter den rette overgangen (“dongle”) for å koble på projektor/skjerm? 
Det er enkelt å kutte hele problematikken med en trådløs, softwarebasert løsning for tilkobling. Dette kan suppleres med “trådløse dongler” for besøkende. Velger man en slik løsning trenger dere aldri mer lete etter overganger, og siden komponentene står fast på møterommet trenger man heller ikke gå gjennom konfigurasjon på skype o.l for hvert møte. 

2. Fungerende Wifi løsning: Velfungerende Wifi er grunnmuren i ethvert møterom i 2019. Man merker det ikke når det fungerer, men du verden så godt man merker en dårlig Wifi-løsning. Sørg for at du har sikret bedriftsnett for ansatte, og et gjestenett som kan deles med besøkende. Sørg også for at det er tilgang til kommunikasjonsfunksjoner for begge nettene i møteromet. Slik kan alle bruke sitt eget utstyr som de ønsker (og har forberedt før møtet).

3. Videoløsning som passer formålet: Tenk over kameraplassering. Ideelt sett er det best om man har kamera plassert slik at møtepartner opplever det som man sitter i enden av bordet og ser alle deltagerne. Dersom dere driver mye med presentasjoner, bør du vurdere om det kanskje bør være et kamera #2 som fanger hele rommet (inkl skjerm/skjerminnhold) i tillegg. Det finnes mange gode kameraløsninger som tilfører det lille ekstra (av og til store ekstra) til møtet. 

4. Lyd!: Dette er kanskje hvor det “syndes” oftest. Uansett hva du viser eller hvordan utstyret ellers fungerer vil møtet aldri bli bra dersom møtepartner ikke hører dere. Ingenting er så irriterende som møter hvor man plages av ekko, eller man stadig må be andre om å gjenta det som ble sagt. Dårlig lyd kan senke effektiviteten av møtet betraktelig! 

5. Unngå kabelrot: Kabelrot tar opp unødig tid med å nøste opp kabler, og ser dessuten uryddig ut! Det er idag fint mulig å kjøre de fleste møterom helt kabelfritt. Det koster ikke nødvendigvis noe ekstra, men krever at man bestemmer seg og tar hensyn til at man kjører kabelfritt når man velger utstyr.

6. Fastmonterte kritiske komponenter: Presentasjonsløsning, kamera, lyd, kontrollboks etc. Dersom dere har mange møter lønner det seg fort å ha det nødvendigste utstyret fast i møteromet. Det kjør det mulig å kjøre samme konfigurasjon mot f.eks skype hver gang og man slipper å lete etter ting som mangler. 

7. Tenk på total-løsningen: Du kan spare mye på å ha klart for deg hva du ønsker av funksjoner i det ferdige møteromet. Unngå å måtte kjøpe til ekstra-utstyr for å fikse mangler i løsningen dere har valgt. Da risikerer man å kjøpe utstyr med overlappende funksjoner – noe som kan være fordyrende. Tenk også over om dere må endre på eksisterende rutiner for å bruke det nye møterommet på en effektiv måte. Kommuniser dette til ansatte. Dette løses med god planlegging i forkant.

8. Tenk fremover: Møterommet skal vare i mange år, og være enkelt og effektivt i bruk. Sjekk derfor godt hva slags utstyr som er på markedet, og hva slags standarder som gjelder. Les også om hva som kommer og studer trender. Kanskje vil det på sikt være mer lønnsomt å velge en løsning som nylig kom på marked. 

9. Forenkle der det er mulig: Ikke føy til utstyr dersom du er usikker på om det vil bli brukt. Ikke forandre på det som du synes fungerer bra, men tenk også over om “godt-nok” egentlig er bra.

Com-Net har et bredt utvalg av det du trenger for effektive møter. Touch skjermer, lydutstyr, kamera og trådløse løsninger. Vi har lang erfaring med å settesammen komponenter som fungerer, og konfigurere utstyret for enkel bruk. Ta kontakt med oss tidlig planleggingsfase – det gir det beste resultatet.